Trước khi nhận AdBlue, hãy đối chiếu số lô trên bao bì hoặc phiếu giao hàng với phiếu phân tích chất lượng (COA), kiểm tra tình trạng hàng và xác nhận thiết bị tiếp nhận phù hợp. COA là một phần bằng chứng cho lô được xác định; tài liệu này không chứng minh toàn bộ quá trình bảo quản và thao tác sau đó.
Quy trình đề xuất: xác định lô → đối chiếu hồ sơ → kiểm tra hàng → chuẩn bị tiếp nhận → ghi nhận quyết định. Minh họa do Madin biên soạn.
Năm bước kiểm tra trước khi đưa hàng vào sử dụng
- Xác định lô hàng. Ghi nhà cung cấp, tên sản phẩm, số lượng và số lô. Với hàng giao bồn, thống nhất cách nhận diện lô trên hồ sơ vận chuyển và phiếu giao trước khi bơm nhận.
- Đối chiếu COA. Kiểm tra số lô, đơn vị phát hành, ngày và kết quả phân tích theo yêu cầu chất lượng đã thống nhất. Bảng giới thiệu sản phẩm chung không thay thế hồ sơ của lô tương ứng. Yêu cầu nhà cung cấp làm rõ dữ liệu thiếu hoặc không khớp.
- Kiểm tra tình trạng giao nhận. Quan sát niêm phong nếu có, nhãn, bao bì, dấu hiệu hư hỏng và rò rỉ. Chụp ảnh bất thường, ghi vào biên bản trước khi trộn hàng mới với tồn kho.
- Chuẩn bị thiết bị tiếp nhận. Xác nhận bồn, bơm, ống và đầu nối dành cho AdBlue, được bảo dưỡng theo hướng dẫn nhà cung cấp. Không dùng thiết bị từng tiếp xúc dầu diesel hoặc dầu nhớt khi chưa có quy trình xử lý được chấp thuận.
- Ghi quyết định tiếp nhận. Liên kết số lô, COA, ngày nhận, vị trí chứa và người phụ trách. Giữ riêng hàng còn sai lệch chưa được giải quyết và liên hệ nhà cung cấp; không đưa vào dùng chỉ vì tài liệu có logo quen thuộc.
Hồ sơ đơn giản nhưng truy xuất được
Lập hồ sơ cho từng lô: phiếu giao → số lô → COA → vị trí chứa → phiếu xuất sử dụng. Ví dụ, một chuyến giao vào hai bồn cần ghi cả hai nơi nhận. Nếu nhiều lô cùng vào một bồn, giữ lịch sử nhập trộn; không gắn số lô mới nhất cho toàn bộ lượng hàng trong bồn.
Câu hỏi thường gặp
COA có thay thế phiếu an toàn hóa chất không?
Không. Hồ sơ phân tích theo lô và thông tin an toàn có mục đích khác nhau. Bộ phận tiếp nhận cần có tài liệu sản phẩm và hướng dẫn thao tác áp dụng cho hàng được giao.
Số lô không khớp thì xử lý thế nào?
Ghi nhận sai lệch, tạm giữ riêng hàng liên quan và đề nghị nhà cung cấp xác nhận hồ sơ đúng. Checklist này là gợi ý vận hành, không thay thế quyết định của phòng thử nghiệm hoặc quy trình chất lượng của doanh nghiệp.
Cần chuẩn bị nguồn AdBlue cho đội xe hoặc kho? Gửi Madin địa điểm giao, lượng dự kiến và quy cách chứa để trao đổi hồ sơ và phương án tiếp nhận.
